Cum sa organizezi un Tweet Meet: ghid practic (partea a II-a)

          Pe vremea când se potcovea puricele cu 99 de ocale de fier și tot sărea până la cer, strigând în gura mare cât de ușor e, s-au organizat două tweet meet-uri la care am luat parte, unul în Craiova și altul, de dimensiune națională, la Brașov. "Plătind atenție" la desfășurarea ambelor evenimente, am strâns câteva considerațiuni (de bun simț, aș zice eu) într-un mic și, sunt convinsă de asta acum, incomplet, ghid practic privind organizarea unor astfel de evenimente. Deși îl puteți citi în variantă completă aici, o să redau mai jos câteva rânduri din el, pentru a stabili punctul de plecare pentru această a doua parte a sa:

Sar peste primele faze, în care se invită lumea, se cer confirmările, se stabilește locația, se fac afișe și alte lucruri care deja s-au încetățenit și ajung direct la locul și momentul cu pricina.

          În partea I am trecut cu destulă rapiditate peste fazele inițiale, pentru că le-am considerat puerile și general știute. Bineînțeles, am greșit, așa că revin puțin asupra lor. Așadar...

1. Felicitări pentru ideea de a organiza un eveniment. Înainte de a stabili orice, vorbește cu câteva persoane apropiate (5-6) pentru a vedea dacă le place ideea și dacă ar putea să te însoțească indiferent de dată/loc. Asta ar putea să fie salvarea ta în caz că evenimentul eșuează și nu se prezintă niciun invitat, eliminând posibilitatea de a aștepta degeaba. Sau asigură-te de la început că ai un invitat atractiv care să asigure și prezența altora la eveniment. Ca și concluzie la acest prim punct, vă sfătuiesc să faceți un pic de risk management și să vă luați măsuri de precauție în caz că ceva nu merge conform dorinței voastre.

2. Lansează ideea (pe blog/Facebook/Twitter) și implică un număr cât mai mare de persoane în stabilirea datei/locului de desfășurare. Degeaba stabilești de unul singur ziua și ora întâlnirii dacă nimeni nu este disponibil atunci, sau locul unde se va ține tweet(blog) meet-ul, dacă este departe de zona comun acceptată - centrul orașului. În urma dezbaterilor privind aceste două informații logistice îți vei putea face o oarecare idee și despre cine este dispus să vină.

3. Trimite invitații personalizate. Da, suntem oameni și ne place să ne simțim importanți, deci un mesaj -cât de mic- în care să ne inviți pe noi în mod expres și să ne spui cât de importantă este prezența noastră pentru tine / eveniment ne-ar merge direct la suflet. O altă modalitate de a atrage este de a face un plan al desfășurării evenimentului în care să delegi mici roluri pentru fiecare invitat. Astfel fiecare va fi ca o rotiță în desfășurarea întâlnirii și va face tot posibilul să iasă bine tocmai din dorința de a spune la final: A fost un succes și datorită mie!

Participanți Craiova Tweet Meet - aprilie 2010

4. Solicită confirmări. Lucrul acesta te va ajuta să previi situații ca cea descrisă la punctul 1 și va avea impact în cea de la punctul următor.

5. Anunță permanent lista actualizată a confirmărilor. Fiecare avem oameni pe care îi placem și oameni...pe care îi placem mai puțin. Din experiență vă spun că cei din a doua grupă contează mai puțin decât cei din prima, deci cineva care vede pe listă un amic / prieten / o persoană cu care vrea să se întâlnească va veni negreșit la eveniment.

6. Roagă confirmații să fie ambasadori ai evenimentului și să invite și ei, la rândul lor, alte persoane. Asta merge atunci când fie nu cunoști tu personal acele persoane, fie confirmatul are o relație mai bună sau o influență mai mare asupra lor.

          Dacă vrei să organizezi un tweet meet, n-are cum să nu-ți fie de folos această a doua parte a unui succint ghid practic. Dacă vrei să combați vreuna din aceste reguli sau să adaugi altele, te invit cu drag. 

          Mi casa es su casa :)

Fusei si la National Tweet Meet

Dupa Craiova Tweet Meet am cam prins gustul intalnirilor bloggeristico-twitteristice. Asa ca am pus in miscare un intreg aparat demult adormit si, cum-necum, sambata am ajuns si eu din fierbintea Craiova in putin mai racorosul Brasov, la National Tweet Meet.

Dupa ce i-am facut capul calendar lui Alex Dima cu telefoanele, am reusit sa debarc, cu o mica intarziere, la terasa in care deja se stransese un numar impresionant de participanti. Cu maaaare drag am revazut echipa de vis a onlineului romanesc (minus Nicu): Chinezu facand nota discordanta (n-avea tricou cu DreamTeam - na, ca te-am parat!); Vlad asteptandu-l pe Clapton cu mare nerabdare; Stefan zambitor ca de obicei; Make in zi de gratie, glumet, vorbaret si agitat ca intotdeauna; Claudiu, cu care am apucat sa vorbesc mai mult, mi-a aratat cateva poze cu superba lui Ana.

I-am cunoscut si pe Dragos si pe Bloghita, dintre organizatori, am stat multicel la o discutie interesanta cu Adrian, le-am cunoscut pe Dezaxata si Bad Pisi, mi-a facut o impresie placuta Sorin, si sunt sigura ca uit muuulta lume care ar merita mentionata.

S-a inceput un tur de masa in care fiecare s-a prezentat, dar a fost intrerupt de sosirea unui grup de bloggeri care participasera la alta intalnire. Nu s-a mai reluat turul de masa, astfel incat, desi ii stiam din vedere pe unii dintre cei prezenti (ex. Vali Petcu, Eftimie), a ramas un numar impresionant de mare de persoane a caror auto-descriere as fi fost curioasa sa o aud. De altfel, cred ca as fi fost mai interesata sa aflu exact cine era Vasile de la Utopia Balcanica, a carui fana sunt :P 

Usor-usor s-a cam spart gasca iar lumea a inceput sa plece. Multumirile mele finale merg catre Alex si Dragos, care mi-au daruit un breloc foarte dragut,  catre Luana, care mi-a aflat adresa unde trebuia sa ajung dupa Tweet Meet (pentru somn) si pentru Rivionze, care chiar m-a dus pana acolo.

Pregatesc pentru maine sau poimaine, pe baza experientei de la Brasov, un fel de ghid fara pretentii, mai mult din observatiile mele empirice, despre cum ar trebui organizat un Tweet Meet de succes. Desi mai erau cateva puncte in care ar fi putut iesi mai bine, National Tweet Meet s-a incadrat perfect (felicitari organizatorilor).
PS: Cateva poze de la eveniment sunt pe vine :)