Pe vremea când se potcovea puricele cu 99 de ocale de fier și tot sărea până la cer, strigând în gura mare cât de ușor e, s-au organizat două tweet meet-uri la care am luat parte, unul în Craiova și altul, de dimensiune națională, la Brașov. "Plătind atenție" la desfășurarea ambelor evenimente, am strâns câteva considerațiuni (de bun simț, aș zice eu) într-un mic și, sunt convinsă de asta acum, incomplet, ghid practic privind organizarea unor astfel de evenimente. Deși îl puteți citi în variantă completă aici, o să redau mai jos câteva rânduri din el, pentru a stabili punctul de plecare pentru această a doua parte a sa: Sar peste primele faze, în care se invită lumea, se cer confirmările, se stabilește locația, se fac afișe și alte lucruri care deja s-au încetățenit și ajung direct la locul și momentul cu pricina.
În partea I am trecut cu destulă rapiditate peste fazele inițiale, pentru că le-am considerat puerile și general știute. Bineînțeles, am greșit, așa că revin puțin asupra lor. Așadar...
1. Felicitări pentru ideea de a organiza un eveniment. Înainte de a stabili orice, vorbește cu câteva persoane apropiate (5-6) pentru a vedea dacă le place ideea și dacă ar putea să te însoțească indiferent de dată/loc. Asta ar putea să fie salvarea ta în caz că evenimentul eșuează și nu se prezintă niciun invitat, eliminând posibilitatea de a aștepta degeaba. Sau asigură-te de la început că ai un invitat atractiv care să asigure și prezența altora la eveniment. Ca și concluzie la acest prim punct, vă sfătuiesc să faceți un pic de risk management și să vă luați măsuri de precauție în caz că ceva nu merge conform dorinței voastre.
2. Lansează ideea (pe blog/Facebook/Twitter) și implică un număr cât mai mare de persoane în stabilirea datei/locului de desfășurare. Degeaba stabilești de unul singur ziua și ora întâlnirii dacă nimeni nu este disponibil atunci, sau locul unde se va ține tweet(blog) meet-ul, dacă este departe de zona comun acceptată - centrul orașului. În urma dezbaterilor privind aceste două informații logistice îți vei putea face o oarecare idee și despre cine este dispus să vină.
3. Trimite invitații personalizate. Da, suntem oameni și ne place să ne simțim importanți, deci un mesaj -cât de mic- în care să ne inviți pe noi în mod expres și să ne spui cât de importantă este prezența noastră pentru tine / eveniment ne-ar merge direct la suflet. O altă modalitate de a atrage este de a face un plan al desfășurării evenimentului în care să delegi mici roluri pentru fiecare invitat. Astfel fiecare va fi ca o rotiță în desfășurarea întâlnirii și va face tot posibilul să iasă bine tocmai din dorința de a spune la final: A fost un succes și datorită mie!
 |
| Participanți Craiova Tweet Meet - aprilie 2010 |
4. Solicită confirmări. Lucrul acesta te va ajuta să previi situații ca cea descrisă la punctul 1 și va avea impact în cea de la punctul următor.
5. Anunță permanent lista actualizată a confirmărilor. Fiecare avem oameni pe care îi placem și oameni...pe care îi placem mai puțin. Din experiență vă spun că cei din a doua grupă contează mai puțin decât cei din prima, deci cineva care vede pe listă un amic / prieten / o persoană cu care vrea să se întâlnească va veni negreșit la eveniment.
6. Roagă confirmații să fie ambasadori ai evenimentului și să invite și ei, la rândul lor, alte persoane. Asta merge atunci când fie nu cunoști tu personal acele persoane, fie confirmatul are o relație mai bună sau o influență mai mare asupra lor.
Dacă vrei să organizezi un tweet meet, n-are cum să nu-ți fie de folos această a doua parte a unui succint ghid practic. Dacă vrei să combați vreuna din aceste reguli sau să adaugi altele, te invit cu drag.
Mi casa es su casa :)
